Caso d'uso · Acquisti e ciclo passivo
Richieste di acquisto che si instradano da sole.
L'RDA è il processo approvativo più diffuso e insieme il più maltrattato: nasce in un'email, passa per un foglio di calcolo, si ferma su una scrivania e riemerge quando il fornitore sollecita. Eppure è anche il flusso con le regole più chiare — e quindi il più semplice da mettere su un binario.
Dove si perde tempo in una richiesta di acquisto
Chiedete a chi gestisce gli acquisti quanto ci mette una RDA ad arrivare all'ordine, e otterrete una stima. Chiedete perché ci mette tanto, e otterrete un elenco di episodi. Il motivo è che il tempo non si perde in un punto solo: si disperde in quattro punti prevedibili.
- L'attesa iniziale: la richiesta arriva incompleta e rimbalza indietro perché manca il centro di costo, il preventivo o la motivazione.
- Lo smistamento: qualcuno deve stabilire chi firma per quell'importo e per quella categoria merceologica, ogni volta, a memoria.
- Il tempo morto fra le firme: la pratica sta ferma nella casella del primo approvatore, e nessuno sa che è ferma.
- La ricerca dei documenti: chi deve autorizzare non ha il preventivo sott'occhio e lo chiede indietro, aggiungendo un giro completo.
Nessuno di questi problemi riguarda la decisione in sé. Riguardano tutti il percorso — ed è per questo che si risolvono definendo il percorso una volta sola.
Come si automatizza l'iter, passo per passo
Il modulo impedisce le richieste incomplete
I campi obbligatori sono parte della definizione del processo: senza centro di costo, importo e motivazione la richiesta non parte. Il primo giro a vuoto sparisce perché diventa impossibile.
Le soglie di importo scelgono il percorso
Sotto una certa cifra può bastare il responsabile diretto; sopra si aggiungono controllo di gestione e direzione. Le condizioni vengono valutate sui dati della richiesta, quindi l'instradamento non dipende più da chi ricorda la regola.
Ogni firma ha un tempo e un sostituto
Allo step si associa uno SLA. Se scade, scatta l'escalation prevista; se l'approvatore è assente, la delega configurata passa la pratica al sostituto e resta registrata come delega, non come firma altrui.
L'approvazione avvia ciò che viene dopo
Al completamento, il concatenamento dei workflow può far partire automaticamente il processo a valle — per esempio l'emissione dell'ordine — copiando i dati del modulo. In parallelo un webhook firmato può avvisare il gestionale.
Preventivi e allegati dove servono
Una parte sorprendente dei ritardi nasce da un dettaglio banale: chi deve autorizzare non ha davanti il documento su cui decidere. In Vector gli allegati vivono sulla richiesta, con accesso tramite URL firmati, quindi l'offerta del fornitore, il confronto fra preventivi o la scheda tecnica sono visibili nello stesso momento in cui si preme "approva".
I commenti seguono la stessa logica: restano attaccati alla pratica. Se fra un anno qualcuno si chiederà perché fu scelto quel fornitore invece del più economico, la risposta sarà sulla richiesta, non in una casella di posta a cui nessuno ha più accesso.
Non solo acquisti: lo stesso motore per gli investimenti
Un'autorizzazione di spesa in conto capitale segue la stessa struttura di una richiesta di acquisto, con soglie più alte e un passaggio in più. Il motore non cambia: cambiano la definizione del processo e i ruoli coinvolti. Lo stesso vale per contratti da controfirmare, trasferte, note spese, richieste di accesso ai sistemi, ferie e permessi.
È una differenza importante rispetto agli strumenti verticali. Un software pensato solo per le note spese gestirà benissimo le note spese e nient'altro; Vector è un motore generico di approvazioni, quindi il secondo processo che metterete in produzione costerà molto meno del primo — la piattaforma c'è già, serve solo disegnare il flusso.
Quando il revisore chiede le evidenze
Il ciclo passivo è uno degli ambiti in cui la domanda "chi ha autorizzato questa spesa?" arriva davvero, e non in forma retorica: la pone il collegio sindacale, il revisore, o chi si occupa dei controlli interni previsti dal D.Lgs. 231/2001.
Con le approvazioni via email la risposta dipende da chi ha conservato il messaggio giusto. In Vector ogni azione scrive una riga in un registro che un trigger a livello di database PostgreSQL protegge da modifiche e cancellazioni: chi ha fatto cosa, quando, e con quali dati davanti. Non è una promessa contrattuale, è un vincolo tecnico — l'argomento è approfondito nella pagina sull'audit log immutabile.
Convivere con il gestionale che avete già
Vector non sostituisce l'ERP e non vuole diventare il vostro sistema contabile. Si occupa del tratto che precede l'ordine: dalla richiesta all'autorizzazione. Quando quell'autorizzazione arriva, l'esito viene consegnato ai sistemi a valle tramite webhook firmati con HMAC-SHA256, su otto eventi del ciclo di vita della richiesta.
Concretamente: il gestionale riceve la notifica di approvazione e crea l'ordine, oppure un flusso Power Automate raccoglie l'evento e aggiorna un elenco condiviso, oppure il vostro sistema riceve la chiamata e fa ciò che deve. Nessun connettore proprietario da licenziare — la modalità di collegamento è descritta nella pagina su Power Automate e i webhook.
Domande frequenti
Come si automatizza una richiesta di acquisto (RDA)?
Si definisce una volta il percorso: chi può aprire una RDA, quali dati sono obbligatori, quali soglie di importo richiedono una firma in più e chi firma a ogni livello. Da lì il sistema instrada ogni nuova richiesta da solo, senza che nessuno debba ricordarsi a chi inoltrarla.
Si possono gestire soglie di importo diverse?
Sì. Le condizioni sono parte della definizione del processo: sotto una certa cifra può bastare il responsabile diretto, sopra si aggiungono controllo di gestione e direzione. Il percorso cambia in base ai dati della richiesta, non alla memoria di chi la smista.
Possiamo allegare preventivi e offerte fornitore?
Sì. Gli allegati vivono sulla richiesta con URL firmati, quindi chi approva vede il preventivo nel momento in cui decide, invece di doverlo cercare in un thread email.
Cosa succede quando l'RDA è approvata?
Può avviare automaticamente il processo successivo — per esempio l'ordine al fornitore — tramite il concatenamento dei workflow, che copia i dati del modulo nel flusso a valle. In parallelo, un webhook firmato può notificare il gestionale o un flusso Power Automate.
Chi ha approvato cosa resta dimostrabile?
Sì. Ogni azione scrive una riga in un registro protetto a livello di database da un trigger che blocca modifiche e cancellazioni. Per un ciclo passivo sottoposto a controlli è la differenza fra dire "credo sia stato approvato" e mostrarlo.
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Vediamo il vostro iter di acquisto.
Soglie, firme, eccezioni: raccontateci come funziona oggi e vi mostriamo come sarebbe una volta configurato.