Il flusso che avete in testa, su uno schermo.

BPMN — Business Process Model and Notation — è la notazione con cui si rappresentano i processi aziendali: attività, decisioni, percorsi alternativi, eventi. È uno standard aperto, insegnato nelle università e conosciuto da consulenti, auditor e analisti.

La differenza pratica è questa: un processo disegnato in notazione standard resta leggibile fuori dal software che lo esegue. Potete mostrarlo a un consulente esterno, allegarlo a una procedura, farlo verificare da chi si occupa dei controlli interni, consegnarlo a un nuovo assunto. Un diagramma in un formato inventato dal fornitore comunica una cosa sola: che per capirlo serve quel fornitore.

Un processo approvativo, ridotto all'osso, è la risposta a quattro domande ripetute per ogni passaggio: chi deve agire, entro quando, che cosa succede se dice sì, e che cosa succede se dice no. L'editor serve a rispondere una volta sola.

• Step: i passaggi del processo, con i dati richiesti a ciascuno di essi.
• Ruoli e assegnazioni: per ruolo organizzativo, per utente specifico o per regola condizionale valutata sui dati della richiesta.
• Condizioni: i bivi che determinano il percorso, come una soglia di importo o una categoria di spesa.
• Transizioni: i collegamenti fra gli step, compresi i percorsi di rifiuto e i ritorni indietro per integrazione.
• SLA ed escalation: quanto può durare un passaggio e che cosa accade quando quel tempo scade.
• Deleghe: chi sostituisce chi, con la sostituzione registrata come tale nel log.

Il percorso di rifiuto merita una nota, perché è la parte che quasi tutti dimenticano in fase di disegno e che nella realtà si usa continuamente. Una richiesta respinta non è quasi mai morta: torna indietro perché mancava un documento o perché l'importo va rivisto. Se il flusso non prevede quel ritorno, le persone lo gestiranno fuori dal sistema — e sarete di nuovo al punto di partenza.

I processi cambiano: si alza una soglia, si aggiunge un controllo, cambia il responsabile di una funzione. Il problema, in molti strumenti, è che modificare un processo mentre ci sono pratiche in corso significa scegliere fra bloccare tutto e rompere qualcosa.

In Vector le definizioni sono versionate: le richieste già avviate proseguono sulla versione con cui sono partite, le nuove entrano sulla versione aggiornata. Il processo può evolvere alla velocità dell'azienda senza che nessuno debba aspettare la finestra buona per aggiornarlo.

In un processo autorizzativo la visibilità è parte della sicurezza: non tutti devono poter leggere tutte le richieste. Vector ha regole di controllo degli accessi applicate lato server, e l'isolamento fra aziende diverse è verificato da test automatici che coprono anche il percorso degli utenti amministratori e i canali di notifica in tempo reale.

L'accesso avviene con SSO OIDC su Microsoft Entra ID, quindi le identità restano quelle aziendali e le disattivazioni seguono le vostre procedure. Chi lo desidera può attivare l'MFA con TOTP sul proprio account.

Le grandi suite di business process management coprono un territorio molto ampio: modellazione, simulazione, orchestrazione di sistemi, gestione documentale, regole di business. Sono strumenti potenti, e hanno un costo di adozione proporzionato — in licenze, in consulenza e in tempo prima di vedere il primo processo in produzione.

Vector è deliberatamente più stretto. Si occupa della parte di processo in cui una persona deve decidere entro un tempo, e la decisione deve restare dimostrabile. Se quello che vi serve è orchestrare sistemi senza intervento umano, esistono strumenti più adatti. Se vi serve che le autorizzazioni smettano di perdersi, quello è esattamente il perimetro su cui Vector è costruito — e lo si vede nel tempo che serve per partire.

Il quadro completo del metodo è nella guida alla digitalizzazione dei processi; un esempio concreto e completo è invece l'iter di richiesta di acquisto.