Informativa Privacy

Per i dati raccolti direttamente per gestire il sito, le richieste commerciali, gli account, la fatturazione e l'assistenza, il titolare del trattamento è Victor Lazari, titolare della ditta individuale Varienda. Non è stato nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO); le richieste privacy possono essere inviate direttamente a info@varienda.com.

Dati gestiti direttamente da Varienda

Varienda agisce come titolare per i dati dei referenti commerciali, amministratori dell'account, utenti invitati, richieste di assistenza, dati contrattuali, di sicurezza e di fatturazione necessari a offrire e proteggere il servizio.

Dati inseriti nei workflow dal cliente

Il cliente decide finalità, contenuti, persone autorizzate e tempi di conservazione dei dati caricati nei propri processi. Per tali dati il cliente è normalmente titolare del trattamento e Varienda opera come responsabile ai sensi dell'art. 28 GDPR, seguendo le istruzioni documentate nel contratto o nell'accordo sul trattamento dei dati (DPA).

Ogni cliente deve fornire agli interessati le proprie informative, definire una base giuridica adeguata e non utilizzare Vector per trattamenti incompatibili con il contratto o con la legge.

• Dati identificativi e professionali: nome, cognome, email aziendale, organizzazione, ruolo e reparto.
• Dati di account e sicurezza: identificativi utente e tenant, credenziali protette, MFA se attivata, sessioni, tentativi di accesso e log tecnici.
• Dati commerciali e amministrativi: richieste di contatto, proposta, contratto, assistenza, dati di fatturazione e pagamenti.
• Dati operativi inseriti dal cliente: moduli, richieste, commenti, decisioni, assegnazioni, allegati e metadati dei workflow.
• Dati tecnici: indirizzo IP, user agent, timestamp, eventi di sicurezza, dati diagnostici e informazioni necessarie al funzionamento delle integrazioni.
• Comunicazioni inviate tramite email, telefono o WhatsApp quando l’utente sceglie questi canali.

Vector non richiede categorie particolari di dati personali come condizione del servizio. Il cliente deve evitare di inserirle se non necessarie, lecite e protette da misure adeguate.

• Richieste commerciali e demo: risposta a richieste e misure precontrattuali, art. 6(1)(b) GDPR.
• Erogazione di Vector: creazione account, autenticazione, supporto, comunicazioni di servizio e gestione contrattuale, art. 6(1)(b) GDPR.
• Fatturazione e adempimenti: obblighi fiscali, contabili e di legge, art. 6(1)(c) GDPR.
• Sicurezza e prevenzione abusi: log, controllo degli accessi, continuità e difesa dei diritti, legittimo interesse ai sensi dell’art. 6(1)(f) GDPR.
• Workflow del cliente: trattamento svolto su istruzione del cliente in qualità di responsabile ex art. 28 GDPR.
• Comunicazioni promozionali: solo con consenso quando richiesto; Vector non effettua attualmente newsletter automatizzate o profilazione commerciale.

I dati possono essere forniti direttamente dall'interessato, dall'amministratore dell'organizzazione cliente o da un altro utente autorizzato che apre o gestisce una pratica. Alcuni dati possono provenire dai sistemi collegati dal cliente, come Microsoft Entra ID o endpoint di integrazione. Il cliente è responsabile della liceità dei dati che importa o comunica a Vector.

L'accesso è limitato alle persone autorizzate e ai fornitori necessari all'erogazione. Le categorie di destinatari e sub-responsabili possono comprendere:

• Microsoft Azure per hosting e infrastruttura applicativa, secondo la configurazione del servizio.
• Supabase per autenticazione, PostgreSQL gestito e archiviazione degli allegati.
• Microsoft Entra ID e Microsoft Graph quando il cliente abilita SSO o comunicazioni collegate.
• Fornitori di email, assistenza, contabilità e consulenti vincolati alla riservatezza.
• Autorità o soggetti pubblici nei casi previsti dalla legge.

La regione principale dei dati viene scelta in fase di configurazione e può essere collocata nell'Unione europea. Qualora un fornitore tratti dati fuori dallo Spazio Economico Europeo, il trasferimento avviene sulla base di una decisione di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altra garanzia prevista dagli artt. 44–49 GDPR. I dettagli applicabili alla singola fornitura sono indicati nel contratto/DPA.

• Richieste commerciali non seguite da contratto: normalmente fino a 24 mesi dall’ultimo contatto, salvo necessità di difesa o richiesta anticipata di cancellazione.
• Dati contrattuali e di fatturazione: per la durata del rapporto e per i termini imposti dalla normativa fiscale e civilistica, normalmente 10 anni.
• Account e dati di servizio: per la durata del contratto e successivamente secondo i tempi di restituzione, cancellazione e backup definiti nel contratto/DPA.
• Log di sicurezza: per un periodo proporzionato alla finalità di sicurezza o più a lungo quando necessario per indagare un incidente o difendere un diritto.
• Dati dei workflow: secondo le istruzioni e la configurazione di conservazione stabilite dal cliente, fatti salvi obblighi legali e vincoli tecnici dei backup.

Vector mette a disposizione funzioni di esportazione dei dati personali e cancellazione dell'account con anonimizzazione dei record collegati. La cancellazione di un singolo account non può alterare il significato delle evidenze che il cliente deve conservare legittimamente nel proprio audit log.

Sono applicate misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio, tra cui HTTPS, controlli di accesso, isolamento multi-tenant, cifratura dei segreti di integrazione, autenticazione e MFA disponibili, URL firmati per gli allegati e audit log protetto da modifiche e cancellazioni a livello di database.

Nessun sistema può garantire sicurezza assoluta. Gli utenti devono proteggere le proprie credenziali e segnalare senza ritardo accessi sospetti o incidenti a info@varienda.com.

Vector applica regole di instradamento configurate dal cliente, come soglie, ruoli e condizioni. La piattaforma non assume autonomamente decisioni con effetti giuridici sull'interessato: le approvazioni e i rifiuti sono effettuati dagli utenti autorizzati secondo il processo definito dall'organizzazione cliente.

Nei casi e nei limiti previsti dagli artt. 15–22 GDPR, l'interessato può chiedere:

• Accesso e copia dei dati personali.
• Rettifica di dati inesatti o integrazione di dati incompleti.
• Cancellazione o limitazione del trattamento.
• Opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse.
• Portabilità dei dati quando applicabile.
• Revoca del consenso senza pregiudicare il trattamento precedente.

Se la richiesta riguarda dati contenuti nei workflow di un cliente, l'interessato deve rivolgersi prima a tale organizzazione, che opera come titolare; Varienda la assisterà come responsabile. È sempre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Il sito pubblico non utilizza attualmente cookie analitici, pubblicitari o di profilazione. Per i dettagli e per la distinzione rispetto alla piattaforma autenticata, consulta la Cookie Policy. I link a WhatsApp o ad altri siti aprono servizi esterni soggetti alle informative dei rispettivi gestori.

Vector è un servizio B2B destinato a organizzazioni e utenti professionali e non è rivolto ai minori. Questa informativa può essere aggiornata quando cambiano il servizio, i fornitori o la normativa. Le modifiche sostanziali rilevanti per clienti attivi saranno comunicate tramite i contatti disponibili o nell'applicazione.