Caso d'uso · Acquisti e qualità
La qualifica fornitori, da raccolta documenti a decisione tracciata.
Vector governa il workflow interno di qualifica: raccoglie dati e allegati sulla pratica, instrada la valutazione alle funzioni competenti, applica SLA ed escalation e conserva una storia immutabile di chi ha approvato o respinto il fornitore.
La qualifica non è una cartella piena di PDF
Documenti e questionari sono necessari, ma non costituiscono da soli un processo di qualifica. Serve sapere chi li ha controllati, quali funzioni devono esprimersi, quale decisione è stata presa e con quali elementi davanti.
- La richiesta parte senza tutti i dati e torna più volte a chi l’ha aperta.
- Qualità, acquisti e amministrazione lavorano su copie diverse degli stessi documenti.
- Non è chiaro quale approvazione manchi né da quanto tempo la pratica sia ferma.
- Le eccezioni vengono autorizzate in chat o via email e si separano dal fascicolo.
- La decisione finale è registrata, ma il percorso che l’ha prodotta non è ricostruibile.
Un software per la qualifica fornitori deve quindi governare la decisione, oltre a raccogliere file. È precisamente il tratto su cui Vector interviene.
Come funziona il workflow di qualifica
Apri la pratica completa
Il modulo definisce i dati obbligatori e raccoglie gli allegati necessari. Chi valuta trova questionario, certificazioni e note nello stesso contesto operativo.
Coinvolgi le funzioni giuste
Gli step possono essere assegnati per ruolo, per persona o tramite condizioni sui dati. Qualità, acquisti e altre funzioni entrano nel percorso soltanto quando previsto.
Gestisci tempi ed eccezioni
SLA, escalation e deleghe rendono visibili le pratiche ferme. Un rifiuto può seguire il percorso configurato e tornare allo step previsto per un’integrazione.
Registra l’esito
Ogni azione resta nel registro immutabile. Al completamento, un webhook firmato può trasmettere l’esito al gestionale o avviare un’automazione esterna.
Criteri diversi, un solo motore
Un fornitore strategico non segue necessariamente lo stesso iter di un fornitore occasionale. Le condizioni del workflow possono scegliere percorsi differenti in base ai dati della pratica, mentre le assegnazioni stabiliscono chi deve decidere a ogni passaggio.
Vector non impone un modello di scoring o una checklist universale: criteri, soglie e responsabilità restano quelli definiti dalla vostra organizzazione. Questo evita di adattare il processo reale a una struttura rigida pensata per un'altra azienda.
Qualifica iniziale e rivalutazione sono processi, non promemoria
La stessa definizione può essere usata per una prima qualifica o adattata a una rivalutazione periodica. Vector governa il processo una volta avviato: dati richiesti, responsabili, decisioni, SLA e storia delle attività.
È importante delimitare il perimetro: Vector non viene presentato come portale fornitori né come scadenzario documentale verticale. Può ricevere e consegnare eventi tramite webhook, così il sistema che già controlla anagrafiche o scadenze può avviare il workflow quando serve e riceverne l'esito.
Evidenze pronte quando arriva l'audit
In un audit non basta mostrare che il fornitore è presente nell'anagrafica. Può essere necessario ricostruire chi ha valutato la pratica, quali documenti erano disponibili, quali eccezioni sono state accettate e chi ha autorizzato l'esito finale.
Commenti e allegati restano collegati alla richiesta; approvazioni, rifiuti, deleghe e transizioni vengono registrati. Il database protegge il log da modifiche e cancellazioni. La garanzia tecnica è descritta nella pagina sul software di gestione audit e la tracciabilità.
Dalla qualifica all'acquisto, senza costruire un monolite
La qualifica e la richiesta di acquisto sono processi collegati ma distinti. Vector può mantenerli come definizioni separate e concatenare un processo a valle quando quello a monte si conclude. In alternativa, gli eventi firmati possono aggiornare i sistemi che governano l'anagrafica o il ciclo passivo.
Il risultato è una piattaforma di approvazione unica, senza pretendere di sostituire ERP, sistema qualità e strumenti documentali. Per vedere lo stesso principio applicato al ciclo passivo, consultate il workflow per le richieste di acquisto.
Domande frequenti
Che parte della qualifica fornitori gestisce Vector?
Vector governa il processo interno: raccolta dei dati sulla pratica, allegati, passaggi di valutazione, assegnazioni, SLA, escalation ed esito finale con audit log immutabile.
Si possono coinvolgere qualità, acquisti e amministrazione?
Sì. Ogni step può essere assegnato per ruolo, per persona o tramite una regola condizionale. Il percorso può quindi coinvolgere funzioni diverse in base ai dati della pratica.
Vector è anche un portale fornitori?
Non viene proposto come portale fornitori verticale. È il motore del workflow interno di valutazione e decisione; può comunicare con ERP, portali o altri sistemi tramite webhook firmati.
Come vengono gestite le rivalutazioni?
Una rivalutazione può essere configurata come processo dedicato o come variante della qualifica. Vector governa dati, responsabilità e tempi una volta avviata; l’eventuale sistema esterno che controlla le scadenze può attivarla tramite integrazione.
La decisione resta dimostrabile durante un audit?
Sì. Approvazioni, rifiuti, deleghe e passaggi completati finiscono in un audit log protetto da un trigger PostgreSQL che rifiuta modifiche e cancellazioni.
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Mappiamo il vostro iter di qualifica.
Mostrateci questionario, documenti richiesti, ruoli e criteri decisionali. Li trasformiamo in un processo leggibile ed eseguibile.